DEADLINE FOR APPLICATIONS
<i>WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.</i>
<br><b>ABOUT WFP</b><br><br><span><span>The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.</span></span>
<br>At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.<br><br>To learn more about WFP, visit our website: <a target="_blank" href="https://www.wfp.org">https://www.wfp.org</a> and follow us on social media to keep up with our latest news: <a target="_blank" href="https://www.youtube.com/c/worldfoodprogramme">YouTube</a>, <a target="_blank" href="https://www.linkedin.com/company/unwfp/">LinkedIn</a>, <a target="_blank" href="https://www.instagram.com/worldfoodprogramme/">Instagram</a>, <a target="_blank" href="https://www.facebook.com/WorldFoodProgramme/">Facebook</a>, <a target="_blank" href="https://twitter.com/WFP?ref_src=twsrc%5Egoogle%7Ctwcamp%5Eserp%7Ctwgr%5Eauthor">Twitter</a>, <a target="_blank" href="http://www.tiktok.com/@worldfoodprogramme?lang=en">TikTok</a>.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
<b>Intitulé du poste :</b> Assistant(e) de gestion SC-4
<b>Lieu d’affectation :</b> Port au Prince, Haiti
<b>Unité/Division :</b> Administration
<b>Type de contrat :</b>Contrat de service
<b>Durée :</b> 1 an renouvelable
<b>Superviseur :</b> Responsable de l’Administration
Contexte et objectif
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) a besoin d’un appui administratif et logistique efficace pour garantir le bon fonctionnement de ses opérations. L’Assistant Administratif (SC4) soutiendra la gestion, le contrôle des stocks, la distribution et le suivi des <b>articles non alimentaires (NFI)</b> et des fournitures de bureau, afin d’assurer leur disponibilité en temps opportun et leur traçabilité dans l’ensemble des opérations du PAM.
Ce rôle contribue au maintien de l’efficacité opérationnelle et au respect des procédures administratives du PAM.
Objectifs de Poste
Assurer une gestion efficace des stocks de NFI et de fournitures de bureau
Soutenir l’approvisionnement et le réapprovisionnement en temps opportun
Maintenir des systèmes d’enregistrement, de suivi et de reporting fiables
Garantir des mécanismes appropriés de stockage, distribution et contrôle
Renforcer la conformité aux politiques du PAM et aux contrôles internes
- Gestion des stocks
Tenir à jour les registres d’inventaire de tous les NFI et fournitures de bureau à l’aide des systèmes et utils du PAM.
Effectuer des inventaires physiques réguliers (mensuels/trimestriels) et rapprocher les écarts.
Suivre les niveaux de stock et initier les demandes de réapprovisionnement en temps utile.
Assurer la classification, l’étiquetage et l’organisation adéquats des stocks.
- Appui aux achats
Aider à la préparation des demandes d’achat pour les NFI et fournitures de bureau.
Suivre l’état des achats et coordonner avec les unités d’approvisionnement.
Assurer le suivi des livraisons et vérifier la conformité des articles reçus avec les bons de commande.
- Stockage et coordination des entrepôts
Veiller à des conditions de stockage appropriées pour les NFI et les fournitures de bureau.
Maintenir des installations de stockage sûres, sécurisées et ordonnées conformément aux normes du PAM.
Appuyer les processus de sortie des stocks et la documentation associée.
- Distribution et délivrance
Traiter et suivre les demandes de fournitures et de NFI des différentes unités.
Assurer une distribution rapide et maintenir une documentation adéquate (bons de sortie, etc.).
Suivre les tendances de consommation et identifier les inefficacités potentielles.
- Tenue des registres et rapports
Maintenir des registres précis et à jour (manuels et électroniques).
Préparer des rapports périodiques sur les stocks et la consommation.
Appuyer les audits en fournissant les documents requis et les explications nécessaires.
- Conformité et contrôles
Veiller au respect des règles administratives, financières et d’approvisionnement du PAM.
Mettre en œuvre des mesures de contrôle interne pour prévenir les pertes, abus ou fraudes.
Signaler toute anomalie ou irrégularité au superviseur.
- Appui administratif
Fournir un appui administratif général au bureau selon les besoins.
Contribuer à la coordination logistique des activités et événements du bureau.
Maintenir les systèmes d’archivage et de documentation.
- Résultats attendus
Base de données d’inventaire des NFI et fournitures à jour
Rapports mensuels de stock et de consommation
Suivi précis et ponctuel des processus d’approvisionnement
Registres de stockage et de gestion des stocks correctement tenus
Documentation conforme et prête pour les audits
Formation
Diplôme de fin d’études secondaires
Une certification en administration, logistique ou chaîne d’approvisionnement est un atout
Expérience
Minimum de 4 ans d’expérience pertinente en administration, gestion des stocks ou logistique
Une expérience des systèmes de gestion des stocks est souhaitable
Une expérience au sein d’organisations internationales ou ONG constitue un avantage
Compétences
Solides capacités d’organisation et de tenue des registres
Maîtrise des outils MS Office (Excel, Word)
Grande attention aux détails et à la précision
Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
Bonnes compétences en communication et en travail d’équipe
Connaissance des systèmes et procédures du PAM est un atout
Langues
Maîtrise de francais (écrit et oral)
Une connaissance de base de l'anglais est un atout
La connaissance des langues locales est un atout
Indicateurs de performance
Exactitude des registres d’inventaire
Rapidité des processus d’approvisionnement et de réapprovisionnement
Respect des procédures du PAM
Qualité et ponctualité des rapports
Réduction des écarts et pertes de stocks
Conditions de travail
Poste basé au bureau avec interactions fréquentes avec les zones de stockage/entrepôts
Possibilité d’heures supplémentaires lors des audits ou des périodes d’activité intense et visites sur le terrain.
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
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REASONABLE ACCOMMODATION
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WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: <a target="_blank" href="mailto:global.inclusion@wfp.org?subject=Reasonable%20Accommodation%20request">global.inclusion@wfp.org</a>
NO FEE DISCLAIMER
<b> </b>
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.
We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.
At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.
Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.
<i>All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.</i>
<br><i>No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.</i>